La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha establecido la implementación del documento equivalente electrónico, un avance significativo en la digitalización de procesos fiscales en Colombia. Este cambio, estipulado en la Resolución 000165 de 2023, afectará a todas las entidades obligadas a facturar que opten por expedir documentos equivalentes.
El documento equivalente electrónico que cumpla con los requisitos y condiciones técnicas y tecnológicas comunes y específicas de acuerdo con la naturaleza de la operación que debe ser soportada, o con factura electrónica de venta.
Requisitos comunes del documento equivalente electrónico
El documento equivalente electrónico deberá cumplir con los siguientes requisitos comunes:
- Estar denominado utilizando la expresión que identifique el documento, de acuerdo con lo señalado en el articulo 15 de la Resolución 165 adicionando al final de la denominación la expresión: «electrónico», excepto en el caso el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. el cual se denominará «Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.».
- De conformidad con lo establecido en el literal b) del articulo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del vendedor a de quien presta el servicio.
- La discriminación del impuesto sobre las ventas -IVA, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
- De conformidad con lo establecido en el literal d) del articulo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeta obligado.
Tratándose del Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con
sistema P.O.S., además se debe incluir el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. - Fecha y hora de generación.
- De conformidad con lo establecido en el literal e) del articulo 617 del Estatuto Tributario,
fecha y hora de expedición.
El documento equivalente electrónico, solo se entenderá expedido cuando sea validada
por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y entregado al adquirente, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en la Resolución 165.
Cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, se tendrá coma fecha y hora de expedición la fecha de generación. - De conformidad con el articulo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquirente documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN», los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
- De conformidad con lo establecido en el literal g) del articulo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
- Indicar la calidad del agente retenedor del impuesto sobre las ventas -IVA y Autorretenedor en el Impuesto sobre la renta y complementarios, de gran contribuyente a de contribuyentes del impuesto unificado bajo el regimen simple de tributación – SIMPLE, según corresponda.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT-, del fabricante del software y el nombre del software.
- El código Único de documento equivalente electrónico -CUDE
- La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN en la que se encuentra información del documento equivalente electrónico contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el «Anexo técnico de documento equivalente electrónico».
- Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
- Cumplir con los requisitos específicos señalados en la Resolución 165, que aplican de acuerdo con el documento equivalente que corresponda a la operación que pretende ser soportada.
- Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el «Anexo técnico documento equivalente electrónico.»
Tipos de Documentos Electrónicos Equivalentes, fechas y requisitos
Fecha máxima para la implementación electrónica del documento de acuerdo a la calidad del contribuyente de renta y complementarios
| Grupo1 | 3 de febrero 2024 | Grandes Contribuyentes. |
| Grupo 2 | 1 de marzo de 2024 | Declarantes del Impuesto sobre la Renta que no tengan a calidad de Grandes Contribuyentes. |
| Grupo 3 | 1 de abril de 2024 | No declarantes del Impuesto sobre la Renta. Sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas. |
Para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. se deberá identificar con nombre o razón social y número de identificación al adquiriente. Además, quien expida este documento equivalente lo podrá realizar independientemente del valor de la operación.
Deberá indicar cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
Adicionalmente los obligados a facturar que opten por utilizar el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistemas P.O.S., deberán utilizar desarrollos tecnológicos que garanticen:
1.1 Permitir la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.
1.2 Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.
1.3 La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido el sujeto obligado, deberá poder identificarse en el servidor del punto de venta o en la terminal de venta, según el caso.
1.4 El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.
Deberá indicar:
La descripción específica o genérica de bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.
Este documento servirá al suscriptor o usuario para soportar impuestos descontables en el
impuesto sobre las ventas y costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y
complementarios. En todo caso, se deberán atender los requisitos generales legales de
procedencia y demostrar Ia condición de suscriptor o usuario, según sea el caso.
Deberá indicar:
La descripción específica del servicio prestado, indicando el modo de transporte a tipo de operación, el número de identificación del vehículo y el media de transporte, empresa de transporte
a la que se encuentra afiliada, lugar de origen y lugar de destino.
Deberá indicar:
La descripción específica del servicio prestado.
Deberá indicar:
La descripción específica o genérica del bien y/o prestación del servicio.
Deberá indicar:
6.1. El número de instrumentos de juego y discriminación e identificación de cada
una de las máquinas o juego;
6.2. Dirección en que se encuentra el establecimiento; en caso de ser virtual
suministrar la dirección de internet y la dirección IP;
6.3. El valor de la base o deposito en dinero y el valor de lo pagado en cada una de las maquinas o juego, cuando aplique;
6.4. El valor diario por cada instrumento de juego y la discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego;
6.5. El valor del Impuesto sobre las Ventas -IVA. en el último documento resumen en juegos localizados – relación diaria de control de ventas del periodo que se declara.
6.6. Detallar el nombre e identificación del serial de la máquina utilizada en los juegos localizados tales como: máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos y los operados en casino y similares y detallar el valor de los impuestos del orden nacional a que haya lugar en la operación del
juego.
Deberá indicar:
7.1. Indicar si se trata de boleta, fracción o formulario,
7.2. Tener la fecha que debe corresponder al día en que se realizaron las operaciones;
7.3. Contener nombre o razón social y Número de identificación Tributaria (NIT) del sujeto obligado;
7.4. Contener el número y valor de la boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego;
Deberá indicar:
La descripción especifica o genérica de bienes o servicios y la categoría a la cual pertenece el vehículo por el cual se realiza el pago de la tarifa de peaje.
Deberá indicar:
La descripción especifica o genérica de bienes o servicios y el valor de las comisiones a favor de la Bolsa y de otras remuneraciones que obtengan
estas entidades.
Deberá indicar:
El valor de las comisiones a favor de la bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
Deberá indicar:
- La descripción específica o genérica de bienes o servicios;
- El código único del evento – Código PULEP;
- El nombre del evento, sala, escenario, puesto y/o localidad asignada e indicar la palabra “cortesía”, cuando aplique;
- Incorporar el número y valor de la boleta o instrumento que da derecho a participar en el espectáculo público.
Deberá indicar:
El número a nombre de la sala de exhibición y número de sillas totales que la
componen, la ubicación indicando la dirección en la que se encuentra la sala de exhibición y nombre de la función a película que será presentada.